Samverkan i kunskapsmöte förbereds och arrangeras utifrån scenarion. Beroende på de fiktiva händelserna i scenariot väljs aktörer på så sätt att krisberedskapssystemet speglas både vad gäller sektorsansvar och geografiskt områdesansvar på lokal-, regional- och central nivå. Speglingen utgör ett tvärsnitt av systemet för ett visst scenario. Beroende på händelser i scenariot utses nyckelpersoner från de olika aktörerna. 

Scenarion sänds ut före mötet till alla deltagare/nyckelpersoner. Ordförande och sekreterare utses för varje grupp. Ordförandes roll är att fungera som facilitator, dvs. att underlätta samverkan mellan de vitt skilda aktörerna. Ordföranden kan underlätta samverkan med hjälp av dialoger i subjekt-subjekt-relationer, genom att få till stånd symmetriska samtal mellan deltagarna i syfte att kunna tillvarata och tillgodose ett samhälleligt perspektiv. Samtidig dokumentation som projiceras på en skärm gör att alla deltagare kan bidra med sin respektive sakkunskap, kan reflektera över varandras bidrag och granska kritiskt det som skrivs.